Tout savoir sur la dématérialisation de factures
Moins de papier, de personnes et d’argent : la dématérialisation est une alternative à multiples avantages. Dans de différents secteurs d’activité, le basculement vers les documents numériques est de plus en plus courant. La comptabilité n’est pas en reste. Pourquoi opter pour la dématérialisation de factures et comment protéger les données personnelles ? On vous dit tout.
Qu’est-ce que la dématérialisation de facture ?
La base de la dématérialisation de factures est la substitution de pièces comptables imprimées en factures numériques. Le recours à la dématérialisation de factures peut s’étendre aux lettres, aux procédures administratives et aux différents flux d’argent. Bien au-delà de la numérisation des documents, il s’agit d’automatiser le traitement de pièces comptables.
La production de copies numériques à partir de factures imprimées n’est donc qu’une étape de ce procédé. Après la numérisation des pièces, les données images sont sauvegardées dans un appareil électronique. La prochaine étape est la conversion des données images en un autre format lisible par ordinateur. Pour décrypter les fichiers images, les professionnels font appel à la technologie LAD (Lecture Automatique de document). Le système le plus utilisé est la lecture de caractères par traitement OCR (Optical Character Recognition). Enfin, les documents numérisés sont conservés pour archive.
Quels sont les avantages de la dématérialisation de factures ?
Dématérialiser, c’est avant tout un gain de temps considérable. Le délai d’exécution du traitement manuel d’une facture de fournisseur est estimé à 2 semaines. Or, un traitement OCR prendrait à peine 3 jours. Avec un temps de traitement réduit, la dématérialisation de factures diminue également les risques d’erreur. En outre, numériser et automatiser la gestion de vos factures vous fait gagner en productivité. En dématérialisant, votre gain de temps est estimé à 30 % par rapport au traitement manuel.
La dématérialisation de factures permet également de limiter les dépenses. Papier, encre, archives, coûts de prestation : traiter une facture en papier peut coûter jusqu’à 20 euros. En passant au numérique, vous gagnez plus de la moitié sur ces charges. En outre, les gestionnaires de comptes ne sont pas à l’abri de l’égarement de leurs pièces. Les pertes sont estimées à 7,5% des factures manipulées par les entreprises. Or, la reproduction d’une seule facture perdue peut revenir jusqu’à 200 euros. Par ailleurs, ce basculement vous fait économiser plus de 50 kg de papier par an. Ainsi, garder une copie numérique en bonne et due forme de vos factures vous aide à réaliser des épargnes substantielles.
La dématérialisation est également une approche qui s’aligne à la transition écologique. En l’adoptant, vous vous engagez dans la préservation de l’environnement. Minimiser votre recours aux supports en papier dont la fabrication implique la coupe d’un nombre considérable d’arbres réduit en effet votre impact environnemental.
Quelles sont les précautions à prendre en matière de RGPD ?
En France, le recours à la dématérialisation est encouragé par l’État depuis 2010. Elle est régulée par le règlement européen sur la protection des données (RGPD). Pour la numérisation de leurs factures, les entités privées et publiques peuvent s’y prendre de 3 manières différentes. Elles peuvent choisir la numération des factures en version PDF simple. En optant pour cette procédure, les organisations sont tenues d’effectuer des vérifications continues avec pièces justificatives. Le but est de favoriser une Piste d’Audit Fiable de la facture à la réception des marchandises ou services achetés. La deuxième option est le recours aux fichiers PDF avec signature numérique. Enfin, il est possible d’opter pour un échange de données informatisées (EDI), à condition de respecter les exigences de l’administration fiscale.
En outre, une version scannée dite « copie fiable » a la valeur juridique d’une facture originale depuis 2016. Pour être recevable par les agents de la fiscalité, la copie fiable doit néanmoins remplir 3 conditions :
- la possibilité d’être reproduite à l’identique ;
- une sauvegarde permettant de préserver l’intégrité de la pièce pendant au moins six ans, étant donné pour les pièces comptables ;
- une sécurisation par apposition de signature électronique RGS, d’empreinte numérique ou encore d’horodaté.
Opter pour la dématérialisation est en tout point intéressant. Économique, rapide et fonctionnel, ce système facilite le stockage et la gestion de milliers de documents d’importance fiscale et juridique. En outre, il est possible de confier la dématérialisation des factures à des prestataires BPO. En collaborant avec MosaiQ, vos données comptables seront traitées avec la délicatesse, la confidentialité et la rigueur qu’elles méritent. Découvrez nos services de saisie et de traitement de données.