La dématérialisation des documents est la première étape de la transformation digitale d’une entreprise. Grâce à la saisie de données, les informations sont mieux classées et plus accessibles. Intervenant sur le plan administratif, productif et comptable, la suppression du support papier présente bien des avantages. Précision, traçabilité des justificatifs et rapidité des traitements, cette liste de bénéfices de la digitalisation s’accroît aussi vite que le progrès technologique. Il faut noter que pour profiter de ces avantages, il faut aller au-delà du simple scan.

1 – Un meilleur suivi du système de facturation

D’ici 2025, le Gouvernement souhaite normaliser les factures électroniques. Quelles que soient leurs ampleurs, les entreprises doivent souscrire à la dématérialisation des récépissés de paiements. Cette initiative a pour but principal de limiter les fraudes de TVA. Par conséquent, il ne suffit plus de scanner la facture papier et de l’envoyer par mail, maintenant, il faut respecter la législation en vigueur. Pour ce faire, la dématérialisation fiscale doit être authentique, traçable et archivable.

Factures internes : bulletin de paie

Les mouvements comptables internes d’une entreprise se caractérisent surtout par le paiement de ses salariés. Pour une visibilité complète de toutes les activités, il est préférable de garder les versions électroniques des bulletins de paie. Ces derniers peuvent être classés pour chaque collaborateur, de sorte à retracer le rendement apporté par individu. Toutefois, une loi sur l’archivage des données personnelles du salarié contraint les entreprises à effacer les bulletins qui datent de plusieurs années.

Cette dématérialisation des fiches de paie allège également les responsables RH. En effet, sous l’accord du salarié concerné, les responsables RH peuvent émettre des bulletins de paie électroniques. Ce qui fait gagner le temps d’impression, de signatures et de validation de réception.

Factures externes : activités comptables de l’entreprise

Que ce soit le stockage des chèques de paiement ou autre opération comptable, la dématérialisation assure une grande traçabilité. En effet, la saisie de donnée informatique donne la possibilité de transcription des informations présentes sur un chèque ou un coupon. De cette manière, il est plus simple de percevoir les failles lors du bilan comptable annuel. En effet, avec une connaissance précise sur les investissements et leurs retours permet d’effectuer une analyse financière poussée.

De plus, que ce soit des donnés textuels ou numériques la saisie de données prend tout en charge. De la facturation fournisseurs à la facturation client. De ce fait, la dématérialisation s’intègre dans les démarches order to cash O2C et procure to pay P2P.

2 – La dématérialisation des documents : une alternative conforme aux lois RGPD

Les pays européens sont soumis à l’encadrement du Règlement Général de Protection des Données depuis 2018. Cette loi limite l’utilisation des données personnelles dans la continuité de la loi française Informatique et Libertés promulguée mis en place depuis 1978. La RGPD cherche à offrir aux usagers de la confiance en garantissant de la transparence dans les opérations liées à leurs données. Ce qu’elle encadre sont donc :

  • Le consentement de l’utilisateur à la collecte de ses informations ;
  • La transmission des données aux entités tiers ;
  • La durée de conservation et d’archivage.

La GED : ce stockage intelligent de documents

GED est un sigle pour gestionnaire électronique de documents. En outre, c’est un logiciel qui permet de regrouper les fichiers administratifs et productifs au sein d’une entreprise. Comme ce registre électronique est créé conformément aux règlementations de la CNIL, permet une digitalisation suivant les normes législatives. Ce type d’outils comprend généralement la collecte, la numérisation, le tri et l’archivage des documents. La GED assure également la sécurisation des documents via un coffre-fort numérique pour garantir la confidentialité. Elle offre également une traçabilité sur les utilisateurs ayant consulté des données s’y trouvant.

Avec un système d’exploitation de type LAD/RAD, les gestionnaires numériques extraient et exportent les documents scannés. Cette intelligence artificielle reste néanmoins limitée pour le traitement de volume important et nécessite le suivi d’un expert. Comme la GED offre une vue d’ensemble sur les données liées à l’entreprise, elle permet de les arranger en fonction du texte RGPD.

Le cloud computing en interne : un accès h24 des documents

Différent du cloud public, celui mis en place au niveau de l’entreprise ne concerne que les collaborateurs. En matière de sécurité des données, c’est une excellente initiative pour les PME qui se lancent dans la digitalisation. Certains prestataires offrent la possibilité de créer un cloud structuré de la même manière qu’un GED. Cette alternative permet de bénéficier des atouts des deux gestionnaires numériques. En effet, l’entreprise jouit de la disponibilité constante des documents et de leur tri.

Grâce au cloud computing en interne, chaque entité d’une entreprise peut avoir une visibilité sur son rendement. Depuis le département RH à celui de la production, chacun peut importer ou exporter les informations dont il a besoin. Le cloud étant en ligne, il offre un accès sur tous les supports disponibles (ordinateur, smartphone et tablettes).

3 – Un gain d’espace et de productivité

Comme les imprimantes occupent de l’espace dans un local, les supprimer ramène à libérer une pièce entière. Grâce à des procédures exemptes de support physique, les meubles de rangement peuvent être vidés pour aménager les bureaux. Au sein d’une entreprise de grande envergure, la dématérialisation évite l’accumulation des dossiers. De plus, grâce à la digitalisation des fichiers, les risques de pertes ou d’usures sont quasiment réduites à néant.

En plus de réduire le budget alloué à l’achat du papier, la dématérialisation permet aux collaborateurs de se focaliser sur les tâches productives. La dématérialisation réduit l’exécution des tâches répétitives (entrée des données comptables d’une facture), un gain de temps pour les travailleurs. Ajoutée à cela, la gestion électronique permet le travail simultané de plusieurs personnes sur un même projet. Chaque membre de l’équipe dédiée à un projet a accès aux briefs et consignes sans empiéter sur le travail des autres. D’autre part, le processus numérique d’échange des données assure la rapidité du traitement de la mission.